Copilot is een AI-assistent die je helpt om sneller en efficiënter te werken binnen de Microsoft 365-applicaties. Mits jij de juiste vragen stelt natuurlijk! Een goed geformuleerde prompt zorgt ervoor dat Copilot precies begrijpt wat je wilt bereiken. In deze blog leggen we uit wat een prompt is en hoe je effectieve prompts schrijft.
Wat is een prompt en waarom is het belangrijk?
Een prompt is de instructie of vraag die je aan Copilot geeft om een specifieke taak uit te voeren. Voor deze blog hebben we aan Copilot de volgende opdracht gegeven: “Pas de zinnen aan naar maximaal 20 woorden en varieer met kortere zinnen van maximaal 10 woorden”. Zo werd deze blog nóg prettiger leesbaar!
Deze instructies kun je nog veel verder uitbreiden. Want de kwaliteit van de prompt bepaalt de kwaliteit van het resultaat. Hoe duidelijker en specifieker je bent in je vraagstelling, hoe beter Copilot je kan helpen.
De opbouw van een goede prompt
Een goede prompt bevat altijd vier belangrijke elementen: het doel, de context, je verwachtingen en de bron van de informatie. Hier volgt een stappenplan dat je eenvoudig kunt volgen.
Stap 1: Doel van de prompt
Ten eerste is het belangrijk om je doel helder te formuleren. Begin altijd met aan te geven wat je precies wilt bereiken. Dit kan variëren van het samenvatten van een document tot het aanpassen van je schrijfstijl.
Stap 2: Context van de prompt
Daarna volgt de context. Probeer zoveel mogelijk relevante informatie toe te voegen. Hoe beter je de context beschrijft, hoe nauwkeuriger de output van Copilot zal zijn.
Stap 3: Verwachtingen van de output
Vervolgens is het belangrijk om je verwachtingen te benoemen. Moet de tekst kort en krachtig zijn of juist gedetailleerd?
Stap 4: De bron met informatie
En tenslotte, vermeld de bron binnen Microsoft 365 waar de benodigde informatie te vinden is. Denk aan e-mails, documenten in SharePoint of Teams-chats van een bepaalde periode.
Door deze vier onderdelen op te nemen in je prompt, zorg je ervoor dat Copilot precies begrijpt wat jij wilt.
Tips voor het schrijven van duidelijke en nuttige prompts
Als je concrete resultaten wilt, moet je ook concreet zijn in je vraagstelling. Vermijd algemene vragen zoals “Help mij met een presentatie”. Geef een concrete opdracht: “Maak een PowerPoint-presentatie over project X, met de nadruk op de budgetanalyse en de planning.” Door meer details toe te voegen, krijg je relevantere output.
Als je vraagt om een e-mail te schrijven, vermeld dan niet alleen de naam van de ontvanger, maar ook wat de belangrijkste punten zijn die je wilt overbrengen. Denk na over de toon en stijl die je wilt hanteren. Door vooraf duidelijk aan te geven of je een formeel of informeel bericht wilt, kan Copilot de output beter afstemmen op jouw verwachtingen.
Praktische voorbeelden van Copilot-prompts
Om je een idee te geven van hoe je prompts kunt gebruiken in de dagelijkse praktijk, geven we hier enkele voorbeelden:
- In Word
“Schrijf een samenvatting van dit rapport van 500 woorden, gericht op het managementteam.” - In Excel
“Analyseer deze dataset en geef mij de belangrijkste trends van de afgelopen zes maanden.” - In PowerPoint
“Maak een presentatie van 10 slides over onze verkoopcijfers, met grafieken en een focus op de kwartaalvergelijkingen.” - In Teams
“Vat de belangrijkste actiepunten en besluiten van de vergadering van vandaag samen.
Door het schrijven van goede prompts voor Copilot kun je het maximale uit deze AI-assistent halen. Wees duidelijk in je doelen en verwachtingen en geef voldoende context. Je zult zien dat de output dan steeds beter wordt.
Maakt jouw organisatie al gebruik van Copilot? Ga dan aan de slag met je eigen prompts en ontdek dat het je veel tijd kan besparen.
