06-06-2024
Leestijd: 3 minuten
Eenvoudig een uniforme e-mailhandtekening voor je hele bedrijf
De e-mailhandtekening van bedrijven, we zien ze in vele soorten en maten. Ze variëren van minimalistische versies met alleen naam en functie tot uitgebreid opgemaakt met interactieve elementen. Sommige bedrijven besteden veel aandacht aan hun e-mailhandtekening, terwijl anderen het simpelweg als een mailafsluiting zien.
Toch verdient de e-mailhandtekening van je organisatie wat extra aandacht. Want hoe zorg je voor een uniforme uitstraling met je e-mailhandtekening? En hoe zet je de e-mailhandtekening - zonder gedoe! - in als waar marketinginstrument? Je ontdekt het in deze blogpost.
Stel je voor, je ontvangt een mailtje:
… en wilt op basis van de informatie nog even bellen. Helaas, onder de mail staat geen telefoonnummer.
… met een offerteaanvraag maar onderaan de mail staan geen contactgegevens. Eerst maar even Googlen dan maar.
… waar alleen een naam onder staat. Dit wekt niet zoveel vertrouwen als een mail die voorzien is van een logo en contactgegevens.
Natuurlijk wil je dat een partner eenvoudig contact met je op kan nemen. Des te handiger dat hij direct met je in contact kan komen, ook als hij dit op een andere manier wil dan via de mail.
Een uniforme e-mailhandtekening bevat minimaal de naam, bedrijfsnaam en contactgegevens. Natuurlijk kun je dit verder opmaken om de merkidentiteit van je organisatie te versterken. Dit bereik je door logo, merkkleuren en lettertype toe te voegen. Zo bouw je aan herkenning en vertrouwen bij de ontvanger. In een wereld waar phishing en spam e-mailberichten veel voorkomen, zorgt een e-mailhandtekening voor authenticiteit en verificatie van de afzender.
Laten we het je makkelijk maken met een paar lijstjes. Hierin hebben we de informatie verzameld die je in de e-mailhandtekeningen kunt verwerken.
Je kunt een e-mailhandtekening nog persoonlijker maken door het toevoegen van een foto. Handig, want zo weet de ontvanger direct met wie hij contact heeft. Maar je kunt je e-mailhandtekening ook voor marketingdoeleinden inzetten.
We gaven je al even een tipje van de sluier: de e-mailhandtekening is een krachtige marketingtool. Toch wordt de e-mailhandtekening nog weinig als marketinginstrument ingezet. Terwijl je met de e-mailhandtekening de aandacht van de ontvanger snel hebt gevangen.
Hoe je de e-mailhandtekening als marketingtool inzet? We geven je een paar voorbeelden:
Heb je een specifiek product of dienst dat je onder de aandacht wilt brengen? Met een korte tekst of visuele banner in je e-mailhandtekening trek je snel de aandacht. Voeg hier ook een link naar een landingspagina op je website aan toe. Dan vindt de geïnteresseerde snel meer informatie.
Is jouw bedrijf actief op social media? Vergroot het aantal volgers door een linkje naar de social media op te nemen in de e-mailhandtekening. Hiermee werk je actief aan de zichtbaarheid en het bereik van je social media berichten.
Organiseer je een evenement of staat jouw organisatie op een beurs? Maak een banner met een knop waarin je mensen stimuleert om zich aan te melden of meer informatie te ontvangen.
Wie kunnen beter vertellen waar jouw organisatie goed in is dan jouw klanten? Vraag ze via je e-mailhandtekening om een review achter te laten.
De marketingmogelijkheden van een e-mailhandtekenning zijn groot. We nodigen je van harte uit om hier gebruik van te maken. Misschien denk je dat dit veel werk is? Dit valt enorm mee! Mits je de juiste tool gebruikt voor het beheer.
Je wilt natuurlijk dat de e-mailhandtekening er uniform uitziet. Ongeacht wie de mail verstuurd en welk apparaat er wordt gebruikt. Een mail die wordt verstuurd via een desktop moet dezelfde opmaak hebben als een mail verstuurd vanaf een smartphone.
Exclaimer is een handige tool die de e-mailhandtekeningen uniform maakt. De software garandeert dat elke verzonden mail uit je organisatie een uniforme, professionele handtekening draagt. Wij hebben deze software binnen Init3 getest en zijn zo enthousiast dat we het zijn blijven gebruiken.
Een centrale interface beheert alle e-mailhandtekeningen. Zo kun je de controle over de handtekeningen bij één afdeling neerleggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je IT- of marketing afdeling. Deze afdeling heeft dan de volledige controle over het ontwerp, de inhoud en het beheer van de handtekeningen.
Is een aanpassing aan de e-mailhandtekening nodig? Geen zorgen! Met Exclaimer wordt dit binnen enkele klikken geregeld.
De implementatie van Exclaimer vraagt enige technische kennis. Kan jouw organisatie hier hulp bij gebruiken? Onze team met IT-professionals zit voor je klaar.